JURNAL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PADA KANTOR BPN
ABSTRAK

Dalam sebuah organisasi, baik itu organisasi yang sederhana ataupun yang besar. Selalu dibutuhkan informasi-informasi untuk menunjang proses pengambilan keputusan. Dapat dikatakan tidak mungkin seorang decision maker membuat sebuah kebijakan tanpa didukung oleh informasi yang tepat. Kata tepat disini tidak berarti bahwa informasi harus selalu up to date, tetapi bisa berupa informasi yang sudah lama, berkas-berkas, rangkuman-rangkuman dan sebagainya.
Keputusan yang akan diambil seringkali harus didukung oleh tersedianya informasi yang cepat, ini sering terjadi bila keputusan harus segera diambil. Dengan menggunakan komputer maka perolehan informasi yang cepat dan tepat dapat direalisasikan. Menggunakan komputer tidak berarti semua informasi pasti dapat diperoleh dari komputer, tetapi harus ada data-data yang disimpan di dalam komputer dan ada prosedur-prosedur yang dapat memperbaharui dan mengolah data-data tersebut menjadi sebuah informasi yang dibutuhkan.
Badan Pertanahan Nasional adalah sebuah lembaga Pemerintahan dimana dalam pelaksanaannya dalam melayani masyarakat dibutuhkan ketepatan dan kecepatan pengolahan data.



1. Pendahuluan
Badan Pertanahan Nasional adalah sebuah lembaga Pemerintahan dimana dalam pelaksanaannya dalam melayani masyarakat dibutuhkan ketepatan dan kecepatan pengolahan data.
Dalam melakukan pelayanan yang tepat dan cepat kepada masyarakat tentunya diperlukan sebuah teknologi yang dapat membantu terlaksananya pelayanan tersebut .
Komputer yang ada dirasa belum cukup optimal jika didalamnya tidak didukung dengan tersedianya sebuah sistem informasi yang dapat menunjang ketepatan dan kecepatan pengolahan data.



2. Tinjauan Umum

2.1. Sejarah Singkat BPN Kabupaten Ogan Komering Ulu Selatan

Sejalan dengan peradaban, peningkatan pemenuhan kebutuhan hidup semakin maju, semua di tujukan untuk terciptanya perkembangan disegala bidang. Misalnya dibidang pertanahan, masyarakat mulai mengetahui betapa pentingnya pengakuan hak atas tanah yang mereka tempati atau tanah yang mereka gunakan sebagai sumber penghidupan, maka untuk memenuhi kebutuhan tersebut kemudian pemerintah mendirikan sebuah kantor yang mengurus masalah pertanahan yang diberi nama Kantor Pertanahan dalam hal ini adalah Kantor Pertanahan Kabupaten Kuningan, kantor ini sebagai Instansi non Departemen yang mempunyai sejarah atau silsilah tentang berdirinya, dan sebagai latar belakang pemafaatan daya guna yang dirasakan oleh dan untuk masyarakat.
Semula kantor ini bernama Kantor Agraria yang dirintis pemerintah pada tahun 1955, kemudian pada tanggal 24 September 1960 Kantor Agraria diresmikan.
Kantor Agraria ini berada dan berdiri dibawah naungan Departemen Agraria. Pada tahun 1966 nama Departemen ini diganti dengan nama Direktorat Agraria dibawah naungan Departemen Dalam Negri.
Kantor Agraria mempunyai kedudukan yang berdasarkan keputusan Mentri Dalam Negri No.133/1978, pasal 40 ayat 1 dan 2 berbunyi :
1. Kantor Agraria kabupaten Ogan Komering Ulu Selatan adalah:

Aparat Departemen Dalam Negri yang diperbantukan kepada Bupati Daerah Tingkat II sebagai kepala wilayah untuk menangani masalah-masalah agraria yang sehari-hari bertanggung jawab kepada Bupati dan secara teknis dibina oleh Direktorat Propinsi.

2. Kantor Agraria Kabupaten Ogan Komering Ulu Selatan dipimpin oleh seorang kapala kantor

Berdasarkan keputusan Presiden No.26 tahun 1988, kantor Agraria tidak masuk lagi Departemen Dalam Negri tetapi menjadi Badan Pertanahan Nasional yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden dibawah Mentri Sekretariat Negara. Pada tanggal 2 januari 1989 untuk tiap kantor ditingkat propinsi namanya diganti menjadi Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dengan Surat keputusan Badan Pertanahan Nasional No.10/BPN/1989.
Tugas BPN adalah membantu Presiden dalam mengelola dan mengembangkan administrasi pertanahan baik UUPA maupun peraturan-peraturan lain yang meliputi pengusaan dan pendaptaran tanah lainya. Sedangkan kantor pertanahan berdasarkan pasal 26 yaitu melaksanakan tugas dan fungsi BPN dalam wilayah kabupaten yang bersangkutan.
Fungsi Kantor Pertanahan Kabupaten Ogan Komering Ulu Selatan berdasarkan pasal 27 adalah sebagai berikut
1. Menyiapkan kegiatan pengaturan penguasaan tanah, penataan tanah, pengurusan hak-hak atas tanah serta pengukuran dan pendaptaran tanah
2. Melaksanakan kegiatan pelayanan dibidang pengaturan penguasaan tanah
3. Melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga.

2.2. Struktur Organisasi Kantor BPN

Strukturktur organisasi ini sangat berguna untuk membatasi seseorang dalam organisasi supaya dapat menghindari hal-hal sebagai berikut :

1. Pengerjaan tugas yang tidak sesuai dengan ketentuan seorang karyawan
2. Ketidak pastian kerja

Organisasi sebagai rangkaian kerjasama yang membutuhkan pengalokasian seluruh pekerjaaan yang harus dikerjakan antara kelompok kerja dan penempatan wewenang serta tanggungjawab setiap komponen kerja yang menyediakan sarana kerja yang baik, karena itu kantor pertanahan kabupaten kuningan membentuk struktur organisasi yang berdasarkan SK Kepala Badan Pertanahan Nasional no. 1 Tahun 1989, sebagai berikut :






STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN OGAN KOMERING ULU SELATAN
(SK.KEPALA BPN. TGL.31-01-1989 NO.01/89)


Gambar 2.1. Struktur Organisasi BPN Kab. OKU-S


2.3. Dasar Teori

Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Adapun prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi tulis-menulis dan biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkkan sisem dan juga keluaran yang dihasilkan.

2.3.1 Konsep dasar Sistem

Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen-elemen sistem yang terdapat dalam sistem meliputi : Tujuan sistem, batasan sistem, kontrol, input, proses, output dan umpan balik.



1. Tujuan sistem

Tujuan sistem merupakan tujuan dari sistem tersebut dibuat. Tujuan sistem dapat berupa tujuan organisasi, kebutuhan, permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Batasan Sistem

Batasan sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem. Batasan sistem dapat berupa peraturan-peraturan yang ada dalam suatu organisasi, biaya-biaya yang dikeluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi, fasilitas baik itu sarana dan prasarana maupun batasan lain

3. Kontrol sistem
Kontrol atau pengawasan sistem merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari sistem tersebut. Kontrol sistem dapat berupa kontrol terhadap pemasukan data (input), kontrol, kontrol tehadap keluaran (output), kontrol terhadap pengolahan data, kontrol terhadap umpan balik dan sebagainya.

4. Input

Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna. Misalkan sistem produksi akan mengolah bahan baku yang berupa bahan mentah menjadi bahan jadi yang siap untuk digunakan.

5. Output

Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakkan tujuan akhir sistem. Output ini bisa berupa laporan grafik, diagram, batang dan sebagainya.

6. Umpan balik

Umpan balik merupakan elemen dari sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat merupakan perbaikan sistem, pemeliharaaan sistem dan sebagainya


2.3.2 Komponen Sistem Informasi

Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat vital didalam sistem informasi.
Secara rinci komponen-komponen sistem informasi dapat dijelaskan sebagai berikut.



1. Input

Input disini adalah semua data yang dimasukan kedalam sistem informasi. Dalam hal ini yang termasuk input adalah dokumen-dokumen, formulir-formulirdan file-file. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasikan ke suatu bentuk sehingga dapat diterima oleh pengolah yang meliputi :
a. Pencatatan
b. Penyimpanan
c. Pengujian
d. Pengkodean

2. Proses

Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemuadian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya. Akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. Komponen ini dalam tugasnya akan mengubah masukan menjadi sebuah keluaran

3. Output
Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima. Komponen ini akan berhubungan langsung dengan pemakai sistem informasi dan merupakan tujuan akhir dari pembuatan sistem informasi komponen ini dapat berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau keberhasilan sebuah organisas

4. Teknologi
Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukan input, mengolah input dan mengahsilkan keluaran. Ada tiga bagian dalam teknologi ini yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia. Perangkat keras contohnya : keyboard, mouse, dan lain-lain. Perangkat lunak contohnya program untuk mengolah data dan perangkat manusia contohnya analis sitem, programmer dan lain-lain.

5. Basis data
Secara umum basis data adalah kumpulan dari table-tabel.
Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan lainya membentuk sebuah bangunan data untuk menginformasikan suatu perusahaan dalam batasan tertentu.

6. Kendali
Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan. Komponen ini sangat penting agar sistem secara keseluruhan memiliki validasi dan integritas yang tinggi.





2.3.3 Manfaat Sistem Informasi

Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi–transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

2.3.4 Desain Sistem

Desain sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perencanaan untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem baru.
Ada beberapa alat Bantu yang digunakan dalam desain sistem yaitu kamus data(data Dictionary), Diagram Kontek (context diagram), Normalisasi, relasional

1. Diagram Kontek

Diagram Konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks di refresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan system

2. Kamus Data

Kamus data adalah sekumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu didalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file didalam sistem

3. Normalisasi

Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel dan masing-masing tabel memiliki hubungan tertentu.
Langkah-langkah pembentukan Normalisasi

1. Bentuk tidak Normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi

2. Bentuk Normal Tahap pertama (1st NF)

Bentuk normal tahap pertama (1st NF) akan terpenuhi jika semua relasi merupakan atribut sederhana, bukan atribut komposit. Tidak ada atribut yang berulang. Tiap field hanya memiliki satu pengertian

3. Bentuk Normal Tahap Kedua (2nd NF)

Bentuk normal tahap kedua (2nd NF) terpenuhi jika pada sebuah relasi/tabel, semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional (KF) pada key primer secara utuh. Bentuk normal tahap kedua ini dilakukan setelah suatu relasi dalam bentuk 1st NF

4. Bentuk Normal Tahap Ketiga (3td NF)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga 3rd NF maka tabel/relasi harus dalam bentuk normal tahap kedua terlebih dahulu(2nd NF) dan semua atribut bukan frimer tidak mempunyai hubungan transitif. Dengan kata lain setiap bukan kunci haruslah bergantung pada primary key secara menyeluruh

5. Boyce-code Normal Form (BCNF)

Boyce-code Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga . Untuk BNCF, relasi harus dalam bentuk Normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung pada superkey.

4. Relasional

Relasi menunjukan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
Kumpulan semua relasi diantara entitas-entitas yang terdapat pada himpunan entitas membentuk himpunan relasi
Model entity-relasionalship yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan diagram entity relasional ship(diagram E-R). Notasi-notasi simbolik di dalam diagram E-R yang dapat kita gunakan adalah :
1. Persegi panjang menyatakan himpunan entitas
2. Lingkaran /elip, menyatakn atribut (atribut yang berfungsi sebagai key digaris bawahi)
3. Belah ketupat menyatakan himpunan relasi
4. Garis, sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas san himpunan entitas dengan atributnya
5. Kardinalitas relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau dengan pemakaian angka (1 dan 1 untuk relasi satu-ke-satu, dan N untuk relasi satu-ke-banyak atau N dan N untuk relasi banyak-ke-banyak)


Gambar 2.3 Proses Pengolahan data Kepegawaian


3. Perancangan Sistem

A. Normalisasi
Hal pertama yang penulis lakukan dalam meyusun perancangan sistem ini adalah dengan membuat Tabel Normalisasi dari data-data yang penulis peroleh dari Badan Pertanahan Nasional Kab. Kuningan, dimana ini merupakan proses terpenting untuk menghindari bayaknya redudansi data,dan mempermudah proses perancangan sistem pada tahap selanjutnya.


B. Entity Relationship Diagram (ERD)

Tahap selanjutnya setelah Proses Normalisasi yang penulis lakukan adalah membuat. Entity Relationship Diagram yang merupakan gambaran dari entitas- entitas yang saling berhubungan
Untuk lebih jelasnya Entity Relasionshipnya dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3.1. Entity Relationship Diagram











C. Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel ini ini merupakan pembentukan dari Entity Relationship Diagram sehingga lebih mudah untuk memahaminya. Adapun proses tersebut adalah sebagai berikut :


Gambar 3.2 Relasi Antar Tabel












D. Kamus Data

1. Tabel Pegawai
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data pegawai

Field kunci : Nip
Tipe Kunci : Char No     Nama Field     Tipe     Lebar     Keterangan
1     Nip     char     9     Nomor induk Pegawai
2     Nama     varchar     50     Nama pegawai
3     Jns_kelamin     char     1     Jenis kelamin L: Laki-laki
P : Perempuan
4     Tgl_lahir     Datetime     8     Tanggal lahir
5     Tmp_lahir     varchar     20     Tempat lahir
6     Agama     char     10     Agama
7     Status     char     1     Status K : Kawin
T : Tidak kawin
8     Alamat     varchar     100     Alamat
9     Pendidikan     char     10     Pendidikan terakhir
10     Sekolah     varchar     50     Nama Sekolah Terakhir
11     Lulus_tahun     int     4     Lulusan Tahun
12     Kd_gol     char     5     Kode golongan
13     Tmt_gol     Datetime     8     Terhitung masuk tanggal
14     Kd_jabatan     char     4     Kode jabatan
15     Tmt_jabatan     Datetime     8     Terhitung masuk jabatan
16     Masakerja     char     2     Masakerja
17     poto     image     16     poto
18     Catatan     varchar     100     catatan








2. Tabel Golongan
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data golongan

Field kunci : Kd_gol
Tipe Kunci : Char No     Nama Field     Tipe     Lebar     Keterangan
1     Kd_gol     Char     5     Kode golongan
2     Pangkat     varchar     30     pangkat


3. Tabel Jabatan
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data Jabatan

Field kunci : Kd_jabatan
Tipe Kunci : Char No     Nama Field     Tipe     Lebar     Keterangan
1     Kd_jabatan     char     4     Kode jabatan
2     Jabatan     Varchar     20     Jabatan
3     Tunj_jabatan     money     8     Tunjangan jabatan


4. Tabel Diklat Pegawai
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data Latihan Jabatan Pegawai
Field kunci : Kd_diklat
Tipe Kunci : Char No     Nama Field     Tipe     Lebar     Keterangan
1     Kd_diklat     Char     4     Nomor
2     Nip     Char     9     Nomor induk pegawai
3     Lat_Jabatan     Int     4     Latihan jabatan
4.     Tahun     Int     4     Tahun


5. Tabel Gaji
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data Gaji Pegawai
Field kunci : No_rekening
Tipe Kunci : Char No     Nama Field     Tipe     Lebar     Keterangan
1     No_rekening     Char     6     No rekening pegawai
2     Nip     Char     9     Nomor induk pegawai
3     Kd_gol     Char     5     Kode golongan
4.     Kd_jabatan     Char     4     Kode jabatan
5     Status     char     1     Status
6     Gaji_pokok     Money     8     Gaji pokok
7     Tj_istri     Money     8     Tunjangan istri
8     Jml_anak     Char     1     Jumlah anak
9     Tj_anak     Money     8     Tunjangan anak
10     lain-lain     Money     8     Tunjangan_lain-lain
11     Tj_Struktural     Money     8     Tunjangan structural
12     Tj_fungsional     Money     8     Tunjangan fungsional
13     Pph     Money     8     Pajak Penghasilan
14     Total_Potongan     Money     8     Total Potongan
15     Simpanan_wajib     Money     8     Simpanan wajib
16     Tabungan_rumah     Money     8     Tabungan rumah
17     Pfk_beras     Money     8     Pfk beras
18     Gaji_Kotor     Money     8     Gaji kotor
19     Gaji_bersih     Money     8     Gaji bersih
20     Tanggal     datetime     8     Tanggal
21     Bulan     char     10     Bulan
22     Tunjangan beras     money     8     Tunjangan beras



6. Tabel Absensi
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data Absensi Pegawai
Field kunci : Nip
Tipe Kunci : Char No     Nama Field     Tipe     Lebar     Keterangan
1     Tgl_Absensi     Datetime     8     Tgl Absensi
2     Nip     Char     9     Nomor induk pegawai
3     Kd_jabatan     Char     4     Kode Jabatan
3     Apel_Pagi     Char     10     Apel Pagi
4.     Apel_siang     Char     10     Apel Siang
5     Keterangan     Char     15     Keterangan


7. Tabel Mutasi
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data Mutasi pegawai
Field kunci : Nip
Tipe Kunci : Char No     Nama Field     Tipe     Lebar     Keterangan
1     Kd_mutasi     Char     4     Kode mutasi
2     Nip     Char     9     Nomor induk pegawai
3     Ket_mutasi     Char     1     Keterangan mutasi M : Masuk
K : Keluar
4.     Asal Kantor     Varchar     20     Asal Kantor
5     Tujuan_kantor     Varchar     20     Tujuan Kantor
6.     Tmt_mutasi     datetime     8     Terhitung mulai tanggal
E. Perancangan Masukan

a. Desain Menu Utama

Gambar3.3Desainmenuutama

b. Desain Form Data Pegawai

Gambar 3.4 Desain Form Pegawai


F. Perancangan Laporan

Gambar 3.5 Form Laporan

4. Implementasi

4.1. Persiapan sumber daya
Pada tahap ini dilakukan persipan berupa pengadaan hardware, sistem operasi, bahasa pemrograman dan aplikasi pendukung lainya yang akan dijadikan media untuk memungkinkan rancangan sistem yang sebelumnya telah dibuat kedalam sebuah software
Perangkat keras yang penulis gunakan untuk membuat software sistem informasi kepegawaian memiliki spesifikasi sebagai berikut :
a. Processor Intel Pentium III MMX 500 Mh
b. 128 Mega byte SDRAM
c. Hardisk 10 Giga Byte
d. Disk Drive 1,44
e. Monitor Samsung 14”
f. Printer Canon Pixma iP 1000
g. CD-ROM Samsung
h. Sistem Operasi Windows XP
i. Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0
j. Microsoft SQL Server 2000
k. Flash disk 128 mega byte


4.2 Implementasi Program

4.2.1 Form Login

Form ini merupakan form yang digunakan untuk dapat memasuki program utama dimana form ini berisi input user name dan password
Listing programnya adalah sebagai berikut:
Private Sub Cmdok_Click()
Dim mcari As String
Dim x As String
mcari = "pemakai='" & Text1.Text & "'"
mcaripasword = "pasword='" & Text2.Text & "'"
If Text1.Text = "" And Text2.Text = "" Then
x = MsgBox("SILAHKAN MASUKAN NAMA USER DAN PASWORD ANDA", vbInformation + vbOKOnly, "LOGIN")
Text1.SetFocus
Else
Adodc1.Refresh
With Adodc1.Recordset
.Find mcari
If .EOF Then
x = MsgBox("AKSES DITOLAK.....USER TIDAK DIKENALI!," + "SILAHKAN CEK KEMBALI", vbCritical + vbOKOnly, "LOGIN")
Text1.Text = ""
Text2.Text = ""
Text1.SetFocus
Else
If Trim(!pasword) = Trim(Text2.Text) Then
MDIForm1.Enabled = True
Login.Hide
MDIForm1.Enabled = True
Login.Hide
Else
x = MsgBox("MAAF PASWORD ANDA SALAH...AKSES DITOLAK!," + "SILAHKAN ULANGI KEMBALI", vbCritical + vbOKOnly, "LOGIN")
Text2.Text = ""
Text2.SetFocus
End If
End If
End With
End If
End Sub

Gambar 4.1 Form Login


4.2.2 Form Pegawai (Data_pegawai.form)
Form ini digunakan untuk melakukan input data pegawai dan bertugas untuk menyimpan data pribadi dan karir pegawai ke dalam data base
Listing programnya adalah sebagai berikut :
Private Sub simpan_Click()
Dim mcari As String
Dim x As Integer
mcari = "Nip='" & textnip.Text & "'"
Adodc1.Refresh
With Adodc1.Recordset
.Find mcari
If Not .EOF Then
x = MsgBox("Nip" & textnip.Text & ",sudah ada :" & !nama, vbInformation + vbOKOnly, "DATA PEGAWAI")
textnip.SetFocus
Exit Sub
End If
x = MsgBox("Apakah Data Akan Disimpan?", vbQuestion + vbOKCancel, "DATA PEGAWAI")
If textnip.Text <> "" And x = vbOK Then
.AddNew
!nip = textnip.Text
!nama = Textnama.Text
!Jns_kelamin = Textjns_kelamin.Text
!Tgl_lahir = Texttgl_lahir.Text
!Tmp_lahir = Texttmp_lahir.Text
!Agama = Textagama.Text
!Status = Textstatus.Text
!Alamat = Textalamat.Text
!Pendidikan = Textpendidikan.Text
!Sekolah = Textsekolah.Text
!Lulusan_tahun = Texttahun.Text
!Kd_gol = Textkd_gol.Text
!Tmt_gol = texttmt_gol.Value
!kd_jabatan = Textkd_jabatan.Text
!Tmt_jabatan = texttmt_jabatan.Value
!Masakerja = Textmasakerja.Text
!poto = poto.Picture
!catatan = catatan.Text
.update
kosongkanform
textnip.SetFocus
Else
Exit Sub
End If
End If

Gambar 4.2 Data_pegawai.form

4.2.3 Pencarian data pegawai (caripegawai.form)
Form ini digunakan sebagai form pencarian data pegawai dimana pada form ini data ditampilkan dalam bentuk tabel, dan pencarian, pengeditan, dan penghapusan data dapat dilakukan langsung pada tabel dalam form ini
Listing Programnnya adalah sebagai berikut:
Private Sub caripegawai_Click()
With Adodc1
If Textcrnip.Text = "" And Textcrnama.Text = "" Then
.RecordSource = "select * from pegawai where nip<>''"
End If
If Textcrnip.Text <> "" And Textcrnama.Text = "" Then
.RecordSource = " select * from pegawai where nip like '%" & Textcrnip.Text & "%' order by nip Asc"
End If
If Textcrnip.Text = "" And Textcrnama.Text <> "" Then
.RecordSource = "select * from pegawai where nama like '%" & Textcrnama.Text & "%' order by nama Asc"
End If
If Textcrnip.Text <> "" And Textcrnama.Text <> "" Then
.RecordSource = " select* from pegawai where nip like '%" & Textcrnip.Text & "%' and nama like '%" & Textcrnama.Text & "%' order by nip Asc"
.Refresh
End If
.Refresh
End With
If Adodc1.Recordset.RecordCount > 0 Then
Adodc1.Recordset.MoveFirst
Text1.Text = Adodc1.Recordset.RecordCount
Exit Sub
End If
End Sub
Private Sub Commandupdate_Click()
Adodc1.Recordset.Move 0
Adodc1.Refresh
End Sub
Private Sub Commandhapus_Click()
Dim x As Integer
With Adodc1.Recordset
x = MsgBox(!nip & "," & !nama & " akan dihapus?", vbExclamation + vbOKCancel, "DATA PEGAWAI")
If x = vbCancel Then
Exit Sub
End If
.Delete
End With
Adodc1.Refresh
End Sub


Gambar 4.3 Caripegawai.form

4.2.4 Pembuatan laporan

a. Biodata Pegawai
laporan biodata pegawai terdiri dari 2 buah laporan yaitu perorangan dan keseluruhan data pegawai
Listing programnya adalah sebagai berikut:
Private Sub cmdlaporan_Click()
DataReport3.Show
DataEnvironment1.rsdata_pegawai.Requery
DataReport3.Refresh
End Sub

Gambar 4.4 LaporanPegawaiKeseluruhan.

Gambar 4.5 LaporanDataPerseorangan



















5. Penutup


A. Kesimpulan
Setelah melakukan penelitian di BPN akhirnya penulis dapat menyusun sebuah program yang diberi nama Sistem Informasi Kepegawaian BPN Kab Ogan Komering Ulu Selatan,
Dari Program Tersebut Penulis dapat menarik kesimpulan :
1. Teknogi Komputer memungkinkan pekerjaan Kantor lebih cepat diselesaikan
2. Adanya Sistem Informasi memberikan manfaat yang sangat besar dibandingkan dengan menggunakan proses manual
3. Data base menawarkan kemudahan dalam pengarsipan data




B. Saran
1. Bagi pembaca yang ingin mempelajari program yang penulis buat diharapkan juga dapat memperbaikinya. Karena penulis merasa program ini masih banyak kekurangan dimana-mana dikarenakan kurangnya pengetahuan serta buku sumber yang penulis miliki.

2. Bagi Perpustakaan Uniku Penulis harapkan dapat lebih memperbanyak buku sumber tentang penggunaan SQL server dalam Visual Basic.
3. Bagi Tempat penelitian, Penulis harapkan dapat mempertahankan kinerja yang baik, yang selama ini telah dicapai dan dilaksanakan oleh BPN.
























Daftat Pustaka
1. M. Agus J. Alam,2005. Pemrograman Database Visual Basic dalam Sql Server 7.0 & 2005, Elex Media Komputindo, Bandung.
2. Tutang, 2002. Microsoft SQL Server 2000 bagi pemula. Datakom Lintas Buana, Cibinong.
3. Drs. Ario Suryo Kusumo, 2002. Pemrograman Database dengan VB 6.0, Elex Media Komputindo, Jakarta
4. Drs. Ario Suryo Kusumo, 2000. Buku latihan Microsoft Visual Basic 6.0 , Elex Media Komputindo, Jakarta
5. Andri Kristanto, 2003. Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta.
6. Tim Penelitian Dan Pengembangan, 2003. Aplikasi Database & Crystal Report pada Visual Basic6.0, Andi Offset Dan Madcoms, Yogyakarta.
7. Hengki Alexander mangkulo, Belajar Sendiri Aplikasi Database Sistem Infentori dengan VB 6.0.
8. Tips & Trik Perograman Visual Basic 6.0,Wahana Komputer Semarang dan Penerbit Andi Yogyakarta.
9. Nur ali widyanahar, 2003. Manajemen Proyek Sistem Informasi untuk Para Engineer Dan Fropesional. Elexmedia Komputindo,Jakarta

                                 

     Hengki hardinata    (13071086)

     Witrio Puspito         (13071029)

     Wahyudianto

     Febriansyah Eko Putra   

    Agung Saputra        (13071098)  

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer

Dian Cipta Cendikia (DCC)

Jl. Cut nyak dien Kel.palapa kota Bandar Lampung,

TEKNOLOGI INFORMASI

Teknologi Informasi adalah teknologi yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan penyebaran informasi. Teknologi Informasi terdiri dari hardware dan software. Hardware dapat berupa computer, laptop atau notebook dilengkapi dengan perangkat pendukungnya seperti printer, jaringan, infocus, modem, LAN dan lain-lain. Sementara software adalah aplikasi-aplikasi dan system yang digunakan. Jenis aplikasi misalnya Microsoft, Oracle, SAP. Jenis system misalnya Microsoft Windows, Linux, Sun Solaris.  Hampir semua bidang kehidupan dan industri sudah  tersentuh oleh teknologi informasi, baik itu entertainment, kesehatan, pendidikan, asuransi, bank dan bahkan untuk pemerintahan pun teknologi informasi sudah banyak digunakan. Salah satu kemajuan teknologi informasi adalah internet. Internet saat ini merupakan fenomena yang mempunyai pengaruh luar biasa terhadap perkembangan perusahaan.

Teknologi Informasi bagi suatu perusahaan adalah hal yang sangat penting. Dengan penerapan teknologi informasi secara tepat suatu perusahaan dapat memiliki competitive advantage dalam industrinya. Teknologi Informasi semakin membuka kemungkinan bagi perusahaan untuk mengembangkan dan memperluas bisnisnya. Bagi perusahaan yang ingin bersaing dan maju, Teknologi Informasi tampaknya merupakan suatu kepentingan yang tidak bisa dihindarkan. Teknologi Informasi tampaknya bukan hanya merupakan suatu alat pendukung tetapi sudah merupakan alat utama.

Dalam hal ini teknoplogi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya,meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan.

2.1.        SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tujuan SIM, yaitu:

ü  Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

ü  Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

ü  Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi dan memproses data, dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2005) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi. Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu :

ü  Mendukung proses bisnis dan operasional

ü  Mendukung pengambilan keputusan

ü  Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

Konsep sistem informasi terdiri 6 komponen jika diterapkan ke dalam fungsi akuntansi akan menjadi Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan. Jika konsep sistem yang sama diterapkan di fungsi keuangan, maka akan menjadi sistem informasi keuangan (financial information system). Sistem-sistem lainnya yang diterapkan di fungsi-fungsi organisasi adalah Sistem informasi pemasaran (marketing information system), Sistem informasi produksi (production information system) atau manfacturing information system dan sistem informasi sumberdaya manusia (human resource information system). Sistem-sistem informasi tersebut dikenal dengan nama sistem informasi manajemen (management information system).

2.2.        TIPE-TIPE SISTEM INFORMASI

Menurut O’Brien, terdapat beberapa tipe sistem informasi, yaitu:

1.       Sistem Informasi Penunjang Kegiatan Operasional (Operation Support System).

Sistem informasi ini akan memproses data yang dihasilkan dalam setiap kegiatan operasional dan menggunakan informasi yang dihasilkannya untuk menunjang kegiatan operasional itu pula. Sistem informasi ini menghasilkan berbagai produk informasi yang digunakan untuk kepentingan internal dan eksternal. Berikut ini peran yang dilakukan oleh sistem informasi di tingkat ini:

a.        Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System) :

Untuk mencatat dan mengolah data yang dihasilkan transaksi, memperbaharui database, dan memproduksi berbagai macam dokumen regristrasi mahasiswa, dan lain-lain. Sistem ini merubah sistem informasi manual ke bentuk electronic data processing system. Sistem ini mencatat dan memproses data yang dihasilkan dalam setiap transaksi bisnis seperti sales, pembelian dan perubahan jenis dokumen-dokumen dan laporan-laporan seperti misalnya, customer statements, nota pembelian, lembaran cek, laporan keuangan dll.

b.        Sistem Pengendalian Proses (Process Control System) :

Untuk menghasilkan keputusan operasional dan untuk mengontrol proses secara fisik. Sistem informasi operasional juga meliputi pembuatan keputusan rutin untuk mengendalikan proses operasional. Sistem ini menghasilkan keputusan-keputusan yang bersifat operasional rutin untuk pengendalian proses fisik dalam organisasi.

c.         Sistem Otomatisasi Kantor (Office Automation System) :

Untuk meningkatkan komunikasi dan produktifitas kantor. Pada prinsipnya sistim ini merupakan hasil transformasi elektronis dari metode tradisional perkantoran yang bersifat manual dan menggunakan media komunikasi dengan kertas.

2.         Sistem Informasi Pengambilan Keputusan (Management Support System).

Sistem ini dalam pemrosesan informasi bisnis menekankan orientasi pada manajemen, karena tujuan utamanya adalah menunjang pengambilan keputusan oleh manajemen. Sistem ini juga menggarisbawahi pentingnya kerangka sistem yang digunakan sebagian dasar pengorganisasian sistem informasi. Management Support System dapat digolongkan dalam sub sistem-sub sistem tertentu sesuai dengan tujuannya sebagai berikut :

a.        Sistem Informasi Pelaporan (Management Information System) :

Pelaporan yang sudah terspesifikasi dan terencana sebelumnya untuk manajemen. Produk informasi yang dihasilkan merupakan kebutuhan dalam pengambilan keputusan rutin.

b.        Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System) :

Sistem ini dapat membantu manajer dalam pengambilan keputusan baik yang bersifat interaktif maupun ad hoc (ketika diperlukan). Sistem ini menggunakan berbagai model keputusan (analytical modelling) dan basis data khusus dalam membantu proses pengambilan keputusan.

c.         Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System) :

Sistem ini memberikan informasi yang sifatnya kritis kepada jajaran manajemen puncak. Sistem ini merupakan alat bagi manajer puncak untuk menetapkan strategi pengembangan sistem yang lebih baik lagi. 

2.3.        INTERNETWORKING

Internetworking adalah suatu bentuk hubungan kerja sama atau kemitraan untuk mendayagunakan teknologi informasi berbasis jaringan, baik intranet, ekstranet maupun internet. Internetworked enterprises adalah perusahaan atau organisasi yang menggunakan internetworking dalam menjalankan proses transaksi bisnisnya (O’Brien dan Marakas 2005).

2.3.1.     INTERNET

“ Internet atau INTERCONNECTED NETWORK merupakan hubungan antar berbagai jenis komputer dan jaringan di dunia yang berbeda sistem operasi maupun aplikasinya di mana hubungan tersebut memanfaatkan kemajuan media komunikasi (telepon dan satelit) yang menggunakan protokol standar dalam berkomunikasi yaitu protokol TCP/IP yang berisikan informasi dan sebagai sarana komunikasi data yang berupa suara, gambar, video dan juga teks.” Rosen (2000) mendefinisikan internet sebagai :

ü Internet memberikan infrastruktur teknis agar dapat berhubungan secara online an memberikan kemudahan dalam mengakses world wide web.

ü Internet memberikan kesempatan peluang bisnis sehingga mudah untuk mengakses informasi bagi usaha anda dan produk baik dari rumah maupun kantor.

ü Internet merupakan suatu jaringan global yang terbentuk dari jaringan kecil, berhubungan dengan jutaan computer di dunia dan terhubung dengan infrastruktur telekomunikasi.

Internet merupakan sebuah jaringan komputer yang terdiri dari berbagai macam ukuran jaringan komputer di seluruh dunia mulai dari sebuah PC, jaringan-jaringan lokal berskala kecil, jaringan-jaringan kelas menengah, hingga jaringan-jaringan utama yang menjadi tulang punggung internet, sehingga setiap pemakai dari setiap jaringan dapat saling mengakses semua service atau layanan yang disediakan oleh jaringan lainnya. Secara fisik dianalogikan sebagai jaring laba-laba (The Web) yang menyelimuti bola dunia dan terdiri dari titik-titik (node) yang saling berhubungan.

Ada 3 komponen utama internet yakni; komputer, jaringan telpon dan modem. Dalam operasionalnya internet banyak menggunakan jaringan komunikasi yang biasa dikenal dengan jaringan telpon. Jaringan telpon biasanya diperuntukkan untuk berkomunikasi (voice communication) dan fax. Perkembangan selanjutnya metode transfer data banyak memanfaatkan fiberglass atau TV-Cable. Untuk dapat terkoneksi ke internet yang perlu dilakukan adalah mendaftarkan ke internet service provider (ISP) sebagai penyedia jasa layanan internet.

Tabel 1. Karakterisik Internet, Intranet dan Extranet

TIPE JARINGAN	PENGGUNA UTAMA	AKSES	TIPE INFORMASI
Internet	Setiap individu yg Memiliki akses ke internet	Publik (tak terbatas)	General, publik dan advertorial
Intranet	Hanya karyawan yg Diberikan hak khusus	Privat dan  terbatas	Spesifik, korporat dan kepemilikan
Extranet	Kelompok yg  diotorisasi dari perusahaan	Privat dan mitra luar yg  terotorisasi	Informasi bersama dlm kelompok kolaborator dan terotorisasi

2.3.2.     INTRANET

Intranet (Internal Network) mulai didengung-dengungkan pada pertengahan tahun 1995 oleh beberapa penjual produk jaringan yang mengacu pada kebutuhan informasi dalam bentuk Web di dalam perusahaan. Intranet merupakan jaringan komputer dalam perusahaan yang menggunakan komunikasi data standar seperti dalam Internet. Artinya, semua fasilitas Internet dapat digunakan untuk kebutuhan dalam perusahaan (atau dalam suatu organisasi). Dengan kata lain, Intranet dapat dikatakan ber-internet dalam lingkungan yang terbatas. Antar Intranet dapat saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya melalui sambungan Internet yang memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh. Akan tetapi sebetulnya sebuah Intranet tidak perlu sambungan luar ke Internet untuk berfungsi secara benar. Secara umum, teknologi yang digunakan antara Internet dan Intranet adalah sama. Namun demikian terdapat perbedaan antara Internet dengan Intranet dilihat dari perspektif jangkauan  dan penggunaannya, yakni:

ü  Lingkup akses dan jangkauan

ü  Cara teknologi yang digunakan untuk berkomunikasi

ü  Tujuan dari terselenggaranya komunikasi

Pada Internet, lingkupnya adalah global, komunikasi lewat saluran telekomunikasi publik, dan penggunanya bisa siapa saja tanpa membedakan posisi seseorang dalam kaitannya dengan isi informasi. Pada Intranet, cakupannya lebih terbatas, yakni di dalam organisasi; hubungannya antar kelompok kerja atau departemen di dalam perusahaan; penggunaannya oleh komunitas yang sudah ditentukan.

 

Gambar 2. Aliran Hardware dalam Intranet

2.3.3.     EKSTRANET

Extranet adalah aplikasi jaringan, dimana perusahaan dapat menggunakan Internet untuk meningkatkan hubungan bisnis dengan partner, supplier dan customer. Dengan Extranet Internal system suatu perusahaan dapat diakses oleh partner, supplier dan customer. Extranet banyak dipakai oleh perusahaan di banyak negara industri untuk mengumpulkan dan mendistrbusikan informasi yang penting ke semua negara dan seluruh dunia. 

Gambar 3. Struktur Extranet

Gambar 4. Internetworking

2.4.        E-BUSINESS  DAN  E-COMMERCE

Dalam  tehnologi  informasi, E-Business [ Electronic Business ], adalah  ungkapan  yang  pernah  disampaikan  oleh  Lou  Gerstner salah  seorang  mantan  CEO  IBM  adalah  suatu  kegiatan  bisnis  yang  mempergunakan  internet  sebagai  medianya. Dalam  arti  E-Business  dapat  memanfaatkan  sistem  pemrosesan  data  secara  internal  dan  eksternal  perusahaan  secara  lebih  efisien  dan  fleksibel. E-Business adalah  memiliki  aplikasi atau  kegiatan  yang  mencakup  berbagai  aktivitas  bisnis  dalam  arti  luas  yaitu  :

·         E-Commerce                           [ Perdagangan via Internet ]

·         E-Purchasing                            [ Supply  Chain  via  internet ]

·         E-Banking                                [ Transaksi  Perbankan  via  internet ]

·         E-Marketing                             [ Pemasaran via internet ]

·         E-Trading                                  [ Perdagangan Saham via internet ]

·         E-Recruitment                           [ Perekrutan pegawai  via  internet ]

E-bisnis memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal mereka secara lebih efisien dan fleksibel. E-bisnis juga banyak dipakai untuk berhubungan dengan suplier dan mitra bisnis perusahaan, serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan secara lebih baik.

Dalam penggunaan sehari-hari, e-bisnis tidak hanya menyangkut e-dagang (perdagangan elektronik atau e-commerce) saja. Dalam hal ini, e-dagang lebih merupakan sub bagian dari e-bisnis, sementara e-bisnis meliputi segala macam fungsi dan kegiatan bisnis menggunakan data elektronik, termasuk pemasaran Internet (e-pemasaran). Sebagai bagian dari e-bisnis, e-dagang lebih berfokus pada kegiatan transaksi bisnis lewat www atau Internet. Dengan menggunakan sistem manajemen pengetahuan, e-dagang mempunyai goal untuk menambah revenu dari perusahaan ^[1] .

Sementara itu, e-bisnis berkaitan secara menyeluruh dengan proses bisnis termasuk value chain: pembelian secara elektronik (electronic purchasing), manajemen rantai suplai (supply chain management), pemrosesan order elektronik, penanganan dan pelayanan kepada pelanggan, dan kerjasama dengan mitra bisnis. E-bisnis memberi kemungkinan untuk pertukaran data di antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, baik lewat web, Internet, intranet, extranet atau kombinasi di antaranya.

E-Commerce berarti perdagangan elektronik yang menyangkut prose pembelian, proses penjualan, proses transfer produk, proses layanan dan proses informasi melalui jaringan internet.[1]

Didalam pengertian  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  E-Commerce  merupakan  jaringan  internet yang  penggunaannya spesifik terhadap  akatifitas perdagangan secara  khusus  dari pembelian  barang, penjualan, produksi, pemasaran, pengemasan, pemesanan, penagihan serta  pembayaran.  Secara harfiah  dapat  dikatakan  bahwa E-Commerce  adalah  perdagangan menggunakan fasilitas elektronik  yaitu  INTERNET, EXTRANET  maupun  INTRANET.

“E-Business atau bisnis elektronik merujuk pada definisi e-commerce yang lebih luas, tidak hanya pembelian dan penjualan barang serta jasa, tetapi juga pelayanan pelanggan, kolaborasi dengan mitra bisnis, e-learning, dan transaksi elektronik dalam perusahaan “[2]

Sesuai  pengertian  tersebut  diatas  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  E-Business  adalah  aktifitas  bisnis  yang  lebih  luas  dari  E-Commerce, dimana  seluruha  aktifitas  bisnis  yang  terintegrasi  dikelola  secara  elektronik  dengan  internet  dan  jaringan  sebagai  tulang  punggungnya. Perbedaan yang  utama  adalah  E-Commerce  berorientasi  jangka  pendek  dalam  bentuk  PROFIT  ORIENTED  sedangkan  E-Business  mendasarkan  kepada  orientasi  jangka  panjang  yaitu  pertumbuhan dan  perkembangan  usaha.

Gambar 5. E-Business dan E-Commerce

Penerapan system informasi manajemen dalam perusahaan

PT Astra Honda Motor merupakan satu contoh perusahaan yang telah memanfaatkan internetworking dalam sistem informasi. AHM sudah menerapkan database Oracle dengan system terintegrasi. Manfaat yang dirasakan oleh AHM melalui sistem ini dengan mengaplikasikan ERP (enterprise resources planing) setiap pertengahan bulan AHM sudah memperoleh informasi dari bagian pemasaran mengenai jumlah motor yang akan dijual bulan depan. Dengan kondisi seperti ini bagian produksi dapat merencanakan tipe apa saja yang akan diproduksi termasuk jumlah komponen yang dibutuhkan dan menginformasikan kepada 120 perusahaan pemasok mengenai kebutuhan tersebut. Dalam mengaplikasikan ERP, AHM menggunakan e-mail sebagai media untuk mengetahui informasi yang diberikan oleh bagian pemasaran karena lokasi pabrik berada di Cikarang dan bagian pemasaran AHM  berada di Jakarta. Ini merupakan bagian dari Enterprise Collaborative System.

Dalam hubungan AHM dengan vendor ternyata masih ada yang dilakukan tanpa online. Dokumen pemesanan (purchasing order/PO) diberikan setiap kali vendor mengirimkan komponen ke pabrik. PO ini dilengkapi dengan BCT (Bar Code Text) yang pada saat bersamaan memberi instruksi untuk pengiriman berikutnya yang harus dipenuhi oleh vendor.  Dalam BCT memuat nama vendor, nama suku cadang jumlah dan jam delivery-nya. Untuk menjaga hubungan komunikasi dengan vendor AHM masih menggunakan telepon dan faximile dan belum menggunakan internet (Firdanianty dan Susanto, 2004).

Dalam mengontrol proses pembuatan produk berbasis internal bussiness system semua bagian dihubungkan dengan jaringan ke masing-masing lini produksi. Proses dimulai penyiapan nomor rangka kendaraan berdasarkan database dan untuk mengecek produk tersebut jadi atau belum petugas tinggal memindai nomor rangka tersebut menggunakan ”scaner” diakhir line.  Sistem secara otomatis akan menghitung jumlah suku cadang komponen yang digunakan dan secara otomatis juga menghitung persediaan (inventory) komponen suku cadang. Selanjutnya sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru melalui komputer yang terhubung dalam jaringan intranet kepada divisi inventory untuk segera melakukan pemesanan. Keunggulan penggunaan sistem informasi ini karena mendukung perusahaan dalam menerapkan sistem ”Just In Time” (JIT).

 

Dengan menggunakan sistem informasi AHM mampu menekan biaya persediaan dan seefektif mungkin menggunakan waktu. Penerapan sistem informasi ini membuat AHM hanya membutuhkan waktu 13 menit untuk memproduksi 1 unit motor utuh. Sistem informasi berbasis web juga diterapkan untuk menghubungkan 4 (empat) lokasi pabrik yang saling berjauhan. Hubungan antara lokasi pabrik tersebut dalam bentuk virtual dengan jaringan komunikasi yang menggunakan gelombang microwave.

Penerapan internal business system dalam pengelolaan karyawan sudah dilakukan dengan menggunakan kartu yang dibawa masing-masing karyawan. Sistem tersebut akan mencatat kehadiran karyawan secara otomatis dan sistem tersebut sudah langsung terhubung dengan komputer yang ada di bagian Human Resource Development.

Untuk mengukur kinerja operasional di tiap-tiap bagian AHM mengaplikasikan Business intelegent, software dan cognos. Dalam penerapannya laporan masing-masing bagian berasal dari database dan sudah diolah. Ini memudahkan manajer untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja operasional dari bagiannya (Firdanianty dan Susanto, 2004).

Dalam sistem penjualan AHM sudah menerapkan Sistem informasi terintegrasi menggunakan internetworking dengan main dealer di seluruh Indonesia terutama untuk suku cadang motor. Untuk melakukan pemesanan ketersediaan suku cadang dilakukan dengan cara log in dengan user ID lewat PC (personal computer) dengan  Password yang sudah diberikan. Penggunaan internet ternyata hanya untuk pemesanan suku cadang saja belum kepada pemesanan unit motor yang hingga saat ini masih menggunakan cara manual melalui faksimile atau telepon.

Untuk pemasaran yang berbasis web AHM sudah memiliki situs resmi untuk promosi dan penjualan. E-commerce system yang diterapkan oleh AHM ditujukan sebagai media promosi untuk menginformasikan produk dan juga keberadaan perusahaan kepada konsumen luas. Situs yang dimiliki oleh AHM beralamat di www.astra-honda.com

 

Gambar 10.  Situs dari Astra Honda Motor

Situs AHM berisi sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, bentuk layanan pembelian (syarat, cara memperoleh produk), model produk motor yang dihasilkan, spesifikasi masing-masing motor (keunggulan produk), informasi lokasi dealer/cabang dealer,  lokasi layanan service purna jual.

Menurut AHM teknologi informasi bisa menjadi solusi untuk dapat beradaptasi dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Value atau nilai yang diciptakan dengan menggunakan teknologi informasi yang dirasakan oleh AHM terutama kaitannya dengan masalah efisiensi. Nilai investasi kebutuhan teknologi informasi AHM mencapai US$ 1-2 juta/tahun. Kebutuhan teknologi informasi dengan dana yang besar di AHM karena terkait dengan banyaknya jumlah pengambil keputusan dan tersebar di banyak lokasi. Disinilah peran teknologi informasi untuk menciptakan sinergi dalam perusahaan. Sistem yang dikembangkan di AHM merupakan piranti yang dianggap tepat dan mendukung operasional pabrik dan bisnis (Firdanianty dan Susanto, 2004).

Tujuan dari PT AHM menerapkan TI di perusahaannya adalah untuk menerapkan sistem Just In Time  (JIT), sehingga dapat tercipta efisiensi dalam perusahaan. Melalui sistem terintegrasi yang digunakan, dalam hal ini menggunakan ERP, pada setiap periode AHM akan memperoleh informasi dari divisi Keuangan, Operasi dan Human Resource mengenai aktivitasnya masing-masing. Sebagai contoh, divisi operasi menyajikan informasi mengenai produksi jumlah motor yang akan dijual untuk satu bulan kedepan. Dengan demikian, bagian produksi dapat merencanakan tipe apa saja yang akan diproduksi dan juga jumlah komponen yang dibutuhkan. Selanjutnya, informasi tersebut disampaikan kepada perusahaan pemasok komponen mengenai kebutuhan tersebut. Selanjutnya pada divisi keuangan menyajikan anggaran biaya yang dibutuhkan. Sedangkan untuk divisi HR menyiapkan kebutuhan tenaga kerja. Semua informasi tersebut diintegrasikan dalam satu database, sehingga setiap divisi dapat menghasilkan informasi yang real time.

Sistem akan langsung menghitung jumlah suku cadang komponen yang telah digunakan. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung. Untuk selanjutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan. Aplikasi ERP tersebut mendukung sistem Just in Time (JIT) yang diterapkan oleh perusahaan. Melalui ERP informasi kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan dalam JIT akan bergulir cepat, sebab sistem menghadirkan otomatisasi dan integrasi pada sistem bisnis yang akan diolah melalui software secara online.

Hubungan AHM dengan vendor dilakukan melalui online sehingga setiap kali pemesanan dilakukan vendor langsung dapat mengirimkan komponen yang dibutuhkan pabrik. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung. Berikutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan, sehingga penggunakan aplikasi ERP mendukung sistem Just in Time (JIT). Selain itu, kelengkapan atribut pemesanan seperti nama vendor, nama suku cadang, jumlah, dan jam delivery harus tercantum pada komponen yang diterima dengan dilengkapi Bar Code Text (BCT).

Keuntungan yang didapat dari penerapan Just In Time (JIT) melalui pengunaan ERP dalam perusahaan adalah terjadinya efisiensi yang sangat besar. Waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi motor akan menjadi sangat cepat. Keuntungan lainnya yang di dapat oleh PT AHM adalah dapat menyatukan jaringan komunikasi antar pabrik, sehingga hubungan antar pabrik menjadi mudah.

Penggunaan TI agar dapat digunakan secara maksimal pada perusahaan juga harus didukung pula oleh skill karyawan. Karyawan AHM dapat dikatakan memguasai dari implementasi aneka solusi TI di lingkungannya. Hal ini dikarenakan TI sudah lama diperkenalkan pada mereka sehingga komputerisasi bukan merupakan hal yang baru.

---